[Evandro Flores] Saúde do Daily

Um dos desafios de um time scrum é manter seu daily meeting efetivo, e quando digo isso estou falando da presença, do timebox, da qualidade da informação passada alí. De nada adianta ter um daily que é feito sempre no mesmo horário, termine no tempo certo, todos ‘movimentem’ suas tarefas e ninguém se lembre do que foi dito um minuto depois. Mas, como gosto de resolver um problema por vez, vamos começar com o (teoricamente) mais fácil.

Presença do Daily!

Em um dos times que trabalhei a algum tempo atras, observei que o Daily Meeting frequentemente não acontecia com todos os membros do time. O time não percebia o impacto de suas faltas ou atrasos no Daily Meeting. Na verdade, eles não necessariamente percebiam quem faltava e com que frequência. Alguns tinham que faltar um dia por semana para dedicar-se ao mestrado ou uma outra atividade alinhada com o time e com a empresa e a percepção de presença do Daily acabava recaindo nessas pessoas. E eu me faço a seguinte pergunta: “Quando ninguém tinha compromisso externo, a presença era alta?” Não necessariamente. Opa! Então precisamos dar visibilidade do que está acontecendo, para poder melhorar o que chamei de ‘Saúde do Daily’.

A minha primeira ação foi deixar visível, no quadro, um calendário que era gerado no Sprint Planning, contendo os compromissos do time durante aquele período, incluindo as ausências conhecidas. Surgindo qualquer novidade no sprint, esse calendário seria atualizado ali mesmo no quadro por qualquer um, imediatamente após o daily.

Prá ajudar ao time a ter uma visão melhor de suas presenças, propus uma dinâmica muito comum (que não é novidade desde o tempo da minha avó). Uma chamada. Isso mesmo! Como a titia da escola fazia. Mas é muito importante que essa informação/ferramenta seja do time, e somente para ele. O seu propósito não é controlar, mas dar visibilidade de um ponto que podem melhorar.

Coloquei então, em um lugar reservado no quadro do time, as iniciais de cada um (obviamente incluindo as do PO e SM), aonde qualquer um do time poderia, ao termino do daily, adicionar a presença, atraso ou falta de cada um.

Nesse time definimos assim: “.” nos presentes, “-” nos faltantes (faltas programadas ou não) e um “+” nos atrasos (1 minuto começado o para terminar).

Ao fim do Sprint, eu agregava as informações do quadro em uma planilha, que gerava algumas informações que analisávamos na retrospectiva.

Os dados exibidos nesse exemplo são fictícios, mas poderiam representar a realidade de qualquer time.

Na parte inferior da planilha você pode ver a tabela estruturada a partir das informações do quadro. É exatamente a transposição dessas informações.

Ao preencher essas informações, o time terá a visão de presenças por membro do time.

Nela, você pode ver por exemplo, que o Obi-Wan foi o único do time a estar presente em todos os dailys, e que o Chewbacca precisa melhorar sua pontaria no horário.

Além de ser possível ver como cada um está com relação a presença do daily, a planilha também gera a informação percentual do time. Dessa forma o time poderá determinar metas de melhorias na retrospectiva.

Outra visão bacana, é o quanto o time esteve todo junto. Nesse exemplo abaixo, você pode observar que somente em dois dias desse sprint todo o time esteve presente no daily. Em um desses dailys (o daily 8) somente duas pessoas do time (25%) estiveram presentes. Obi-Wan e Yoda, como você pode ver na tabela.

É sempre bom mostrar esses gráficos para o time na retrospectiva, além de compará-lo com o sprint anterior.

Só prá ressaltar, essa é uma ferramenta para o time e não externa. Isso deve ficar muito claro para eles. A intenção é que eles vejam como está a saúde de seu daily e possam tomar ações para melhorá-lo.

Eu fiz a planilha no Numbers, mas aparentemente não consigo fazer upload desse formato, então exportei prá Excel e curiosamente funcionou de primeira. Se você quiser no formato original, deixe um comentário com seu email que envio.

Espero que possa ser útil para você que está lendo, como foi prá mim.