[Bruno Mentges de Carvalho] Daily Meeting é comprometimento

Desde que adotamos Scrum na empresa que trabalho, tivemos um impacto enorme no resultado de nossos projetos. A velocidade, conformidade com os requisitos e qualidade dos nossos produtos aumentaram drasticamente. Mas isso não quer dizer que não tivemos nossos problemas ao implementar o Scrum. Hoje quero falar um pouco de uma das mais importantes práticas do Scrum e alguns dos empecilhos que encontramos.

O Daily Meeting é uma reunião do Scrum que ocorre todos os dias e tem as seguintes características:

  • Ela deve ocorrer diariamente e sempre no mesmo horário, que pode ser decidido pelo time no Sprint Planning, e preferencialmente ser sempre pela manhã.
  • O Time e o Scrum Master devem estar presentes.
  • A reunião tem um timebox de 15 minutos e não deve ultrapassar esse tempo.
  • Cada participante do time deve responder a tres perguntas: “O que fiz ontem?”, “O que farei hoje?” e “O que está me impedindo?
  • Todos devem estar de pé. (Afinal, são só 15 minutos)
  • Qualquer um pode assistir a reunião, como chicken* (chicken não pode falar durante a reunião).

Eu faço parte de um time, composto por desenvolvedores, designer e arquiteto da informação. Somos 8 pessoas e o comprometimento e a participação ativa de todos do time é extremamente importante para o sucesso do sprint e consequentemente do projeto como um todo.

O horário oficial de chegada da empresa é as 9:30 da manhã, e nosso time decidiu que o Daily Meeting aconteceria as 10:45. Ainda assim, temos pessoas que chegam atrasado, por motivos diversos. Quando alguém atrasa e não avisa, acontecem diversos efeitos colaterais nocivos ao scrum, como o time não saber se aquela pessoa terminou o trabalho dela, se ela tá tendo problemas ou impedimentos, e o que ela planejava fazer hoje.

Nosso time, em conjunto com o scrum master, começou a elaborar punições. A primeira punição foi que se alguém atrasasse e não tivesse um motivo convincente pra isso (ex. Problemas médicos e tal), o Daily Meeting seria adiantado 15 minutos até o fim do Sprint. Ou seja, alguém atrasou, o Daily Meeting iria pra 10:30, depois 10:15, depois 10:00… até chegar na hora oficial da empresa (9:30).

Essa primeira punição ficou muito rígida, pois não tinha uma contra-moeda pra voltar o tempo e quanto mais cedo o Daily Meeting ficava, mais difícil era de ter todo mundo presente em tempo (trabalhamos num local distante no Rio de Janeiro). Então adaptamos para que se o time ficasse 4 dias sem atrasar, e tivesse alguma penalidade já em prática, essa penalidade seria reduzida em 15 minutos, ou seja, se alguém do time se atrasasse e o daily meeting caísse de 10:45 para 10:30, bastava o time conversar com o cara e o time todo vir 4 dias sem atraso algum para voltar pra 10:45.

Inacreditavelmente isso ainda não funcionou. Ainda assim continuávamos tendo problemas de atraso. Todos sempre esporádicos, mais ainda assim acontecia (no final do Sprint de 10 dias, o daily meeting já estava em 10:15). Todos sentamos pra conversar e ver se não havia ninguém desestimulado, ou com vontade de trocar de time, ou insatisfeito em geral com qualquer coisa, mesmo que pessoal. Após uma longa conversa chegamos a um novo e mais flexível sistema de punição: Se qualquer pessoa for se atrasar por qualquer motivo, deve ligar com pelo menos ~20 minutos de antecedência do daily meeting para o Scrum Master e avisar que vai se atrasar, e contar o que fez e o que está impedindo.

Se isso fosse respeitado, o daily meeting continuaria no mesmo horário e demonstraria que a pessoa estava comprometida em não prejudicar o time todo, mesmo que tivesse um problema qualquer (trânsito, despertador que não toca, sono profundo, etc). E ficaria a cargo do Scrum Master e da gerência controlar quem abusa e quem não abusa de chegar atrasado, ou seja, separar os casos esporádicos dos crônicos e resolver como a empresa achar correto.

Ficamos de usar esse processo flexível nesse sprint para ver como vamos nos sair. Queria saber como você, que também tem esse problema, o enfrenta (E quem não tem, qual a fórmula mágica :P) ? Comente !

UPDATE: (Acertos para refletir o que espero do post)